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展示会担当「ちょっと営業さん早く電話してー!せっかくアツい名刺が…そうだ!お礼メールだけ先に送っておこう!」【第10話】

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2020/01/16
展示会担当「ちょっと営業さん早く電話してー!せっかくアツい名刺が…そうだ!お礼メールだけ先に送っておこう!」【第10話】

入社3年目の業マン日野(25歳)は、会社として初めての展示会出展となる「オフィス・セキュリティ・ショー」の出店担当者に抜擢され、さまざま困難を乗り越えて、無事に3日間の会期を乗り切ったのだった。

肩の荷が降りてホッとしたのも束の間、展示会で獲得した名刺に対して、熱の冷めないうちにアプローチする必要があるのだが、果たして…?

【前回までの話はこちら】

展示会担当「いよいよ展示会に出展するときがきた!」【第0話】

展示会担当「このままじゃブレブレの展示会になってしまう…!コンセプトを決めなきゃ!」【第1話】

展示会担当「そろそろ装飾業者を決めないと!どうやって選べばいいんだ…」【第2話】

展示会担当「危なっ!諸々の書類提出を忘れるところだった!!…」【第3話】

展示会担当「チラシってどうやって作ればいいんだ…パワポの営業資料は作ってるけど」【第4話】

展示会担当「当日のメンバー決め。新卒だけでこの目標にいけってこと…?」【第5話】

展示会担当「追客ルール?同じ会社の人間なんだし揉めない…よね?」【第6話】

展示会担当「当日どうする?おそろいのポロシャツで活気を出そう!」【第7話】

展示会担当「展示会当日の搬入・搬出作業!?見落としてた!!」【第8話】

展示会担当「展示会当日!やばい。棒立ちの社員続出。掛け声とか決めておけ【第9話】

1.熱が冷めないうちにアプローチを。アポ率は10%を!

展示会「オフィス・セキュリティ・ショー」での目標名刺獲得枚数は500枚。初めての出展で獲得数は未知数だったものの、フタを開けてみると、目標を大きく上回る900枚近くの名刺を獲得できていた。

日野

(もしかして、俺って展示会担当にすっごく向いてるとか?いや~、まいっちゃうなぁ)

名刺の山を前に、自席で一人ニヤニヤしている日野に、営業部長の坂田が声をかける。

坂田

その集めた名刺、見込客の熱が冷めないうちにアプローチするんだぞ。時間が経過するほど冷めていくし、競合他社に取られる可能性だって高まるんだからな。

日野

あ、ハイ。
(そうだった。名刺は集めて終わりじゃないんだった!)

坂田

『鉄は熱いうちに打て』と言うだろう?名刺のデータ化とか、アプローチとか、部内のメンバーで分担することは割り振って、どんどん進めろよ?

日野

了解しました!
(まずは、データ化かぁ。どうすればいいんだろう?そういえば、こないだマーケティングオートメーション(MA)を導入して名刺データを管理し始めたって聞いたな…)

日野は、管理部の松盛に聞いてみることにした。

日野

うちってたしかMA入れたんですよね?

松盛

うん。3ヵ月前に入れたけど、どうしたの?

日野

展示会で集めた名刺をデータ化したいんですけど、やり方を教えてもらえますか?

天の声
【解説】(天の声)

名刺は、一度、テキストデータにしてからMA(マーケティングオートメーション)などのツールにインポートして活用します。
自社でデータ化しても良いのですが、枚数が多いと工数がかかってしまうので、外注するのがおすすめです。

まず、スキャナーやスマホなどで名刺を読み取り、画像データとして保存します。 この画像データを外注先に渡してテキストで納品してもらいます。お客様の個人情報を託すことになるため、外注先のセキュリティ体制は厳重にチェックしましょう。

【参考記事】
名刺を電子化する方法!無料サービスと有料サービスをご紹介
展示会での名刺データ化の流れを大公開!3,500枚の名刺をどう管理しているのか教えます【※会員限定記事】

日野は、松盛に教わった通りにスキャナーに名刺を通し、画像データを名刺登録業者に送ってテキスト化を依頼したのだった。

2.すぐに全部の名刺にアプローチできない場合は、お礼メールを送ろう

データ化の依頼から2週間後、名刺登録業者からテキスト化された名刺データが納品されてきた。
日野が納品データをチェックし、MAにインポートしていると、内山田が通りかかって声をかけてきた。

内山田

それって、こないだの展示会の名刺データ?

日野

あ、そうです!これから、各営業担当からアプローチしてもらうんですよ。

内山田

普段通りの営業活動をしながら、一人当たり約150枚の名刺へアプローチか…。ふぅ、なかなか大変だな。

そして、メンバー宛にアプローチを依頼するメールを送った一週間後、日野はメンバーを集めて展示会の反省会を兼ねたミーティングを開いた。

日野

皆さん、獲得名刺に対してアプローチをしてもらっていると思いますが、感触はどうですか?

諸橋

それが…訪問が忙しくて、ほとんど手つかずで。

高橋

俺も。

日野

えっ、えっ!?内山田さんは?

内山田

ゴメン、俺も20件もかけられてない。

日野

(坂田部長には、アツイうちにアプローチしろって言われてるのに…!一体、どうしたら良いんだぁ~!)

ミーティング

天の声
【解説】(天の声)

展示会で獲得した名刺へのアプローチは、インサイドセールスの組織がない場合、基本的に獲得した担当営業が行うことが多いようです。その際、目標としては、「アポ率10%」前後を目安としている企業が多いようです。ただ、商材・単価・業界によっても変わってくるので、それぞれ自社の目標を立ててみてください。

また、営業部門のリソースなどの関係ですぐに全部の名刺にアプローチできないこともあるかと思います。そういった場合は、お礼メールだけでも全件に送りましょう。
このお礼メールへの反応をMAで確認し、開封した人、URLをクリックしてWebサイトにアクセスしてくれた人、さらにサイト内を回遊して複数ページを閲覧してくれた人など、アクションの活発なユーザーから優先的にアプローチしていくと良いでしょう。

お礼メールの文例をまとめた資料を以下よりダウンロードいただけますので、ぜひ、ご利用ください。

3.ほとんどの名刺はナーチャリング活動が必要です

その後、坂田部長と相談し、MAからお礼メールを一斉送信することにした日野。

松盛からのアドバイスで、メールに対して開封やWebサイトへのアクセスといったアクションの活発なユーザーに優先的にアプローチしていくことも決めた。
なんでも、MAベンダーの担当者から聞いた話では、展示会が終わってもアプローチできてない名刺がある企業がまだまだ多く、非常にもったいないのだという。

名刺交換した直後に購入に結びつくリードはほんの一握りしかいないため、「今すぐ客」以外を追客する余裕のない営業担当に代わって、マーケティング部門やインサイドセールス組織がナーチャリング(育成)する必要があることも知ったのだった。

日野

とはいっても、俺だって本業の営業活動があるのになぁ。
あ~ぁ、うちももっと営業活動を効率化しないとなぁ。

日野

展示会の出展準備だけでも大変だったが、展示会が終わってからがこんなに忙しいものだとは思ってもみなかった日野だった。
そして、マーケティング部門もインサイドセールス組織も持たないMTMセキュリティでは、今後のナーチャリング活動も日野が中心になって行うことになるのだった。

つづく。

※この物語は架空のものであり、実在の人物や企業とは一切関係がありません。

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