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展示会担当「危なっ!諸々の書類提出を忘れるところだった!!」【第3話】

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2018/10/01
展示会担当「危なっ!諸々の書類提出を忘れるところだった!!」【第3話】

MTMセキュリティの営業マン日野は、入社3年目にして展示会担当に抜擢される。
会社としても初出展のこと、ノウハウも知識もないなか3ヶ月後の展示会に向けて、上司の大植の力も借りながら準備を進めていた。

前話で展示会ブースの装飾を任せる業者も決まり、ここまで順調に準備を進めてきた日野。 しかし、ここでうっかりミスが起きそうな気配が…!?

【前回までの話はこちら】

展示会担当「いよいよ展示会に出展するときがきた!」【第0話】

展示会担当「このままじゃブレブレの展示会になってしまう…!コンセプトを決めなきゃ!」【第1話】

展示会担当「そろそろ装飾業者を決めないと!どうやって選べばいいんだ…」【第2話】

1.開催会社から書類催促の電話が!

ブースの装飾業者も決まり、いよいよ、自分たちが出展する実感も沸いてきたところだ。

日野

展示会の準備も落ち着いたことだし、ここからは少し営業の数字に専念するか…!

と、そのとき日野の社用携帯が鳴った。

赤樫

日野さん、提出書類をお忘れではないですか?期日が過ぎてしまったので、早めにお送りくださいね。

日野

(うわ、すっかり忘れてた!)は、はい、すみません!すぐに送ります!!

天の声
【解説】(天の声)

展示会への出展に際し、いくつかの書類提出が求められます。 たとえば、以下のようなものがあります。

  • 大型製品・バルーン展示申請
  • 電気幹線工事申込
  • レンタル装飾専用 追加装飾・その他装飾に関する相談
  • レンタル備品申込
  • レンタルPC機器申込
  • レンタルプレゼンテーション機器(AV機器)申込
  • 床面工事(ホールインアンカー)申請
  • 水道工事申込
  • エアー工事申込
  • 小間内清掃・残材収集申込
  • 危険物持込貯蔵・取扱申請
  • 天井構造申請
  • 水素持込・使用申請

音響を使用する際は、使用できる音量(ボリューム)に規定があり「75db(デシベル)以下」とされていることが多いので注意しましょう。
このほか、オプションで以下のような申込書が必要になる企業様も出てくるでしょう。

  • 運輸・宅配便(会場内の搬入出作業一般)申込
  • 空箱・荷物 保管サービス申込
  • 宿泊手配
  • 弁当・ドリンク類配達申込
  • 各種通信回線(インターネットなど)
  • 通訳・受付手配申込

書類の提出締切は、展示会開催日の1.5ヶ月~2週間前に設定されていることが多いので、忘れずに提出してくださいね。
必要書類チェックシートと一般的なスケジュール例をダウンロード資料としてご用意しましたので、ご利用ください。

2.提出しないといけない書類は…っと

日野はあわてて出展社専用ページを開き、必要書類を確認する。

日野

…これだ!うちは、「自社装飾施工業者名申請」と「電灯・電力工事申込書」、あと「インターネット回線申し込み」だな。

フォーマットをダウンロードし、プリントアウトして必要項目を入力していく。

日野

インターネット回線は、有線と無線があるのかぁ…。
有線の方が安いけど、営業は自分の持ち込みパソコンでデモするから無線にするか。

記入を終えて、FAX送信した日野。提出を済ませると、やっと解放感が沸いてきた。

日野

…ふぅ、これで安心だ! よし、既存のお客さんの訪問に行ってくるか!

これで展示会の事前準備は一段落ついたと言わんばかりに張り切って営業に出る日野だったが、実は、当日までにやらなければならないことがまだまだ待ち受けているのだった…。

つづく。

※この物語は架空のものであり、実在の人物や企業とは一切関係がありません。

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【第2話】展示会担当「そろそろ装飾業者を決めないと!どうやって選べばいいんだ…」

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