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展示会担当「展示会前日の搬入・搬出作業!?見落としてた!!」【第8話】

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2019/08/21
展示会担当「展示会前日の搬入・搬出作業!?見落としてた!!」【第8話】

MTMセキュリティの営業マン日野(25歳)は、入社3年目にして、会社としても初めての出展となる展示会の担当者に抜擢された。

「オフィス・セキュリティ・ショー」への出展に向けて、チラシやブース装飾を発注したり、当日のメンバーを決めたりと準備に追われてきた日野。

展示会は、いよいよ10日後に迫っていた。

【前回までの話はこちら】

展示会担当「いよいよ展示会に出展するときがきた!」【第0話】

展示会担当「このままじゃブレブレの展示会になってしまう…!コンセプトを決めなきゃ!」【第1話】

展示会担当「そろそろ装飾業者を決めないと!どうやって選べばいいんだ…」【第2話】

展示会担当「危なっ!諸々の書類提出を忘れるところだった!!…」【第3話】

展示会担当「チラシってどうやって作ればいいんだ…パワポの営業資料は作ってるけど」【第4話】

展示会担当「当日のメンバー決め。新卒だけでこの目標にいけってこと…?」【第5話】

展示会担当「追客ルール?同じ会社の人間なんだし揉めない…よね?」【第6話】

展示会担当「当日どうする?おそろいのポロシャツで活気を出そう!」【第7話】

1.ディスプレイや什器などの搬入・搬出をしてくれる運送会社を決めよう!

「オフィス・セキュリティ・ショー」の開催日はいよいよ10日後に迫り、今日は装飾業者である藤沢デザインの藤との打ち合わせが入っていた。

藤

…なので、当日のスタッフ導線は問題ないかと思いますよ。

日野

そうですか、良かった。初めてなもので何かと心配で…。

藤

そうでしょうね。…そういえば、什器の搬入業者でお付き合いのあるところありますか?

日野

いや、ありません。
…というか、搬入って?藤沢デザインさんの方でやってくれるんじゃ…?

藤

いえ、うちはデザイン事務所なので、搬入までは(笑)。
でも、付き合いのある搬入業者を紹介することならできますよ。搬入だけじゃなく、搬出も必要ですしね。

日野

ぜひ、紹介してください!
(什器の搬入・搬出なんて~、考えてもなかったな…)

2.搬入出証を装飾業者と運送会社に渡すのを忘れずに!

藤

念のためにお伝えしておきますが、うちと搬入・搬出を行う業者に「搬入出証」をお渡しくださいね。これがないと会場に出入りできないので。

日野

わかりました!
(たしか、出展社専用ページからダウンロードできるんだったよな。ほかにも、搬入・搬出時の注意点がないか、調べておこう)

日野

天の声
【解説】(天の声)

一般的に、展示会用の搬入・搬出は、前日の午前中に行います。会場が県外などの場合は、搬入用の荷物の輸送に時間がかかるので余裕をもたせたスケジュールを立てましょう。

ここで、搬入・搬出で気をつけたいポイントをご紹介します。

チラシ・備品などの忘れ物にご注意!

当日配布するチラシやアンケート、ノベルティ、名刺、筆記用具、お揃いのTシャツなど当日の衣裳、PC、ネット回線機器など、持ち物が漏れなく揃っているかを確認しましょう。養生テープがあると便利です。また、搬出時には品物数の確認があるので、あらかじめ数を数えておきましょう。

搬入・搬出スタッフへの情報共有

展示会主催者側から、搬入・搬出に関する注意事項が公表されている場合は、あらかじめ搬入・搬出業者へ情報共有しておき、守ってもらいましょう。搬出入に使用できる車両の高さ制限などもあります。

搬入・搬出の際の立ち会い有無の確認

基本的に搬入・搬出の際は、展示会担当者の立ち合いが必要になりますが、施工会社(デザイン会社)が代行してくれる場合もあります。立ち合いの必要有無について事前に確認しておきましょう。

3.搬入・搬出前後の流れ

藤との打ち合わせが終わってから、日野は展示会前後数日の流れをシミュレーションしてみた。

【展示会2日前】

  • ブース設営:一日目(基礎工事)
  • ブースに持ち込む備品類を準備し、搬入業者へ託す
  • 展示会メンバーに集合時間・持ち物などを伝達

【展示会前日】

  • ブース設営:二日目(基礎工事・電気工事)
  • 展示ブースの装飾・什器の搬入
  • ブース設営後に、ブースのグラフィック(文字・色)の確認・校正
  • 電気・インターネットの動作確認

【展示会当日】

  • 開催30~60分前に会場に入り、ブース内にポスターやチラシを設置
    (開催二日目と三日目は20分前には集合しておきたい)
  • 開催中の営業活動
  • 獲得名刺の中間・最終カウント

【展示会最終日】

  • 獲得名刺の最終カウント
  • 開催時間後、撤収作業
  • 展示ブースの装飾・什器の搬出

【展示会翌営業日】※翌週月曜日の場合も

  • 展示ブースの装飾・什器の回収

スケジュールを確認すると、日野の頭はすっきりと整理されてきた。

日野

…ふぅ。展示会メンバーにも共有しておくか。

メールを送ってからPCの電源を落とすと、心地良い疲労感がやってきた。


仕事も一段落したので心の余裕が出てきたのか、オフィスを出ようとしている同期に声をかけて、夜の街に飲みに繰り出す日野なのだった。

日野

つづく。

※この物語は架空のものであり、実在の人物や企業とは一切関係がありません。

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【第7話】展示会担当「当日どうする?おそろいのポロシャツで活気を出そう!」

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