Web担当者が管理すべき「ドメイン」と「サーバー」のアカウント情報、ちゃんと前任者から引き継ぎされてますか？

【この記事の要約】

ドメインは、Webサイトの住所であり、企業の「顔」とも言える重要なデジタル資産です。しかし、その管理が杜撰なために、ビジネスに深刻な損害をもたらすケースが後を絶ちません。

特に注意すべきは「ドメインの更新忘れ」です。これを怠ると、ある日突然Webサイトやメールが使えなくなり、ビジネスが停止するだけでなく、第三者にドメインを乗っ取られ、ブランドイメージを毀損される危険性もあります。ドメイン管理は、情報システム部門だけの問題ではありません。企業の信頼を揺るがしかねない重要な経営課題であると認識し、組織として管理体制を構築することが不可欠です。

【よくある質問と回答】

Q1. ドメインの更新を忘れると、具体的に何が起こりますか？
A1. まず、Webサイトが表示されなくなり、そのドメインを使ったメールアドレス（例: info@example.com）の送受信もできなくなります。これにより、顧客からの問い合わせが途絶えるなど、ビジネス活動が停止します。さらに、有効期限が切れたドメインは誰でも再取得できるため、悪意のある第三者に取得され、フィッシングサイトなどに悪用される危険性があります。

Q2. ドメインの管理で、最低限やっておくべきことは何ですか？
A2. ドメインの自動更新設定を有効にしておくことです。多くのドメイン管理サービスでは、クレジットカードを登録しておけば、有効期限が来る前に自動で更新手続きを行ってくれます。また、登録している担当者のメールアドレスが、常に受信可能な最新のものであるかを確認することも重要です。

Q3. Whois情報公開代行とは何ですか？利用すべきですか？
A3. ドメイン取得者の氏名や住所などの登録情報（Whois情報）は、インターネット上で誰でも閲覧できます。Whois情報公開代行は、個人のプライバシーを守るために、ドメイン管理会社の情報を代わりに表示してくれるサービスです。特に個人事業主やフリーランスの方は、自宅の住所などが公開されるのを防ぐため、利用することを強く推奨します。

【ここから本文】

自社ホームページのリニューアル作業も、いよいよ大詰め。新しいサイトの公開日も決まり、社内外からも期待の声が高まる時期に、Web制作会社からこんな一言が…。

「公開時にはドメインとサーバーの切り替えが必要になりますから、アカウント情報をお伝えください」

急に言われて困ってしまうWeb担当者は、意外と多いようです。

新しい制作会社にホームページのリニューアルを委託する際や、サーバーを新しいホスティング会社に変更する場合などには、ドメインの設定変更が必要です。もし変更できなければ、昨日まで閲覧できたホームページが見られなくなったりメールの送受信ができなくなったりする事象が発生します。

このようなことにならないためにも、Web担当者はアカウント情報を事前に準備しておく必要があります。具体的にどんな情報が必要になるのか、ここで改めて整理しましょう。

1.そもそもドメインとは？

新任のWeb担当者のなかには、「そもそもドメインって何？」という方もいらっしゃるかもしれません。

ドメインとは、Webサイトの住所のようなものです。http://（www.）以下の「xxxx.co.jp」とか「xxxx.com」などがドメイン（ドメイン名）となります。メールアドレスの場合は、@（アットマーク）以下がドメイン名です。

当然のことながら、このドメインは世界に2つとして同じものは存在しません。すべてのドメインは管理事業者（レジストリ）によって管理されており、新しいドメインを作る際には登録済みのものは使用できないようになっています。

さて、ドメインのほかにも「IPアドレス」というものがあります。「XXX.XX.X.XX（Xには数字が入ります）」といった数字の羅列です。

コンピュータはIPアドレスで通信しています。しかし、人がこの数字の並びでURLを間違いなく把握するのは難しいことから、誰が見てもわかりやすいように置き換えたのがドメインです。

例えるなら、IPアドレスは緯度と経度のようなもの。「私の住所は、北緯35度41分19秒、東経139度41分40秒」と言われるより、「東京都新宿区西新宿2-3-1」と住所（ドメイン）で示したほうがわかりやすいため、IPアドレスとは別にドメインを設けているわけです。

新しいWeb制作会社でホームページをリニューアルをして公開する際には、IPアドレスも必要になりますので事前に確認しておきましょう。

2.ドメイン管理サービスとそれに紐づくサーバー

ホームページの新規開設やリニューアルをする際には、ドメインの管理事業者に登録申請をする必要があります。

この申請や変更などを代わりに対応してくれるのが「ドメイン管理サービス（ドメイン登録業者）」です。代表的なところに「お名前.com」「スタードメイン」といったホスティング会社（レンタルサーバー会社）などがあります。

ホームページを開設しているほとんどの企業が、こうしたホスティング会社の提供する各種サーバーを利用していると思いますが、リニューアルなどで各種サーバーを変更する場合には、いま契約している会社から新しいホスティング会社へ設定情報を引き継ぐことになります。

もし引き継ぎができないと、各種サーバーにアクセスできなくなり、ホームページの閲覧やメールの送受信ができなくなりますので、しっかり引き継げるように準備をしておきましょう。

さて、ひとくちにサーバーといっても、いくつかの種類があります。具体的には「DNSサーバー」「Webサーバー」「メールサーバー」などです。ここで、それぞれの機能について確認しておきます。

3.Web担当者が管理しなければいけないアカウント情報

ホームページのリニューアルやサーバー移管などの際に必要となる、Web担当者が管理しなければならないアカウント情報について、以下にまとめました。

4.まとめ

ホームページの新規開設やリニューアルには何かと準備するものが多く、ドメインやサーバー関連の情報は後回しにされがちです。

こうした情報の管理をホスティング会社に一任して、自社では管理していないところもあるかもしれません。しかし、万が一ホスティング会社が倒産したら、リニューアルどころかWebサイトのデータがすべて消えてしまう可能性もありますので、Web担当者も管理しておいたほうが安心です。

「前任者が退職してわからなくなった」「パスワードが変更されている」といったことにならないためにも、担当者が代わる際には引継書を作成するなどアカウント管理をルール化して、会社として大切に保管するようにしましょう。

【English summary】

A domain is the address of a website and an important digital asset that can be considered the "face" of a company. However, cases where poor management of this asset causes serious damage to a business are unending.

A point of particular caution is "forgetting to renew the domain." Neglecting this can not only lead to the sudden inability to use the website and email, halting business, but also carries the risk of the domain being hijacked by a third party, damaging the brand image. Domain management is not just an issue for the IT department. It is essential to recognize it as a critical management issue that can undermine corporate credibility and to establish an organizational management system.