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社内ライティングの校正でよくチェックが入る項目

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2017/06/21
社内ライティングの校正でよくチェックが入る項目

オウンドメディアを始めよう!と思ったら記事の作成は必須です。

 

外注ライティングもありますが、全てそれだと費用もかかりますし、社内で行った方が専門記事などは書きやすいため、まずは自社でコツコツ作ろうと考えている方も多いのではないでしょうか。

ただし、一人で記事を書いていくには工数もネタも限界があるので、おのずと社内の方にも記事を書いてもらう必要が出てきます。

 

しかし、複数の人数で、さらに記事を書きなれていない人が文章を作成すると、構成がバラバラになってしまい、チェックするだけでも大変!!

結局うまくサイクルを回せずに、記事の更新が止まってしまったという方も多く聞きます。

 

そこで、今回は本サイト、エムタメ!を運営している弊社の経験を踏まえて、社内ライティングでよくチェックが入る項目を共有したいと思います!

 

「これからオウンドメディアを始めたい」「現在、記事の校正に時間がかかっている」などのお悩みをお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

 

最初に編集ルールをなるべく明確に

まず社内ライティングを依頼する際に、担当者が理解しておかなければならないことがあります。

それは、前提として「慣れていない人が記事を作成する」ということです。

 

例えば、何もルールを設定せずに依頼した場合、それぞれの書き方の癖や、他の参考文献からそのままコピペしてしまうなど、問題が山積みの文章が提出されることがあります。

このような問題に対しての解決策としては、あらかじめ編集ルールをしっかりと決めておくことをお勧めいたします。

 

このルールがあるのとないのとでは、管理側のチェック工数はもちろん、ライターの執筆工数も大幅に変わってくるのです。

また、社内ライターは慣れるまでが非常に大変です。後出しでルールをいくつも出されて、その度に修正や書き直しと言われると、ライターのモチベーションが下がってしまい期限内に提出してくれなかったり、記事の質が落ちてしまうということになりかねません。

 

管理側とライター側、どちらとも気持ちよく仕事を進めるためにも、ルールの作成が必要になってくるのです。

 

 

 

2. よくある編集ルール 

では、どんな編集ルールを作れば良いのでしょうか。よくある編集ルールをまとめてみました。

 

 

アウトライン

まずは記事のアウトラインを決めましょう。あまりに文章の構成がバラバラになってしまうとユーザーが読みづらいサイトになってしまいます。

基本的な構成や書き出しなどについてはルールを作っておくとチェックしやすいですし、ライティングもしやすくなります。

 

 

アウトラインの項目例

・タイトル
・構成
・見出し
・冒頭分、書き出し方
・最低文字数
・改行ルール

 

 

・タイトル

タイトルは記事において非常に重要な項目になります。ユーザーの興味を引くようなタイトルをつけることはもちろん、どんな雰囲気のサイトにしたいかによってタイトルの書き方を堅めに書くのかフランクに書くのかを決めましょう。

場合によっては、タイトルだけ管理側で作成をし、「このタイトルで内容を書いてください」と決めておくと、ライター側はどんな内容を記事の着地点にすればいいのかを把握できるのでおすすめです。

また、タイトルにSEOを意識したキーワードを入れておくことも重要です。サイトのつくりによっては、表示できる文字数に制限があるケースもありますので、最低文字数と最高文字数を決めておくといいでしょう。

 

 

・構成

記事の大まかな構成を決めておきましょう。

例えば、弊社の記事であれば

 

冒頭分 → 目次 → 内容(2~5項目位)→ まとめ

 

となっています。

 

この構成がバラバラだと統一感がなくなってしまうので、あらかじめ見本文などを作って共有しておくといいかもしれません。

 

 

・見出し

見出しの種類を共有しておきましょう。それぞれ見出しの使い方が違うと読みづらくなってしまいます。

 

 

▼見出し例) 

 

 

見出し(大)

 

見出し(中)

 

見出し(小)

タイトルと同じように見出しにもSEOを意識したキーワードを入れることをおすすめします。

 

 

・冒頭文、書き出し方

冒頭の書き出しルールを決めておきましょう。

 

例えば、「こんにちは、●●です。」など自己紹介から入るパターンや、

「みなさん●●ってきいたことありますか?」「最近●●という言葉よくききますよね?」など問題定義や質問から入るパターンなどがあります。

 

厳密にこれでなくてはいけない!というようにガチガチに決める必要はありませんが、自己紹介の有無やどんな雰囲気から始めるか、などは共有しておいてもいいかもしれません。

 

 

・最低文字数

記事の最低文字数を決めておきましょう。

あまりに記事内容が短い、図ばかりで文字がほとんどないとなると、SEO対策になりづらいですし、記事が薄いと感じられてブランディングにも悪影響を及ぼします。

きちんとした記事にするのであれば2000文字以上をおすすめしますが、どうしても難しい場合は、最低1000文字以上を書いてもらいましょう。

 

ちなみに最近では、オウンドメディアで良質なコンテンツと評価されたい場合、6000文字~10000文字位書く必要があるとも言われています。

 

 

・改行ルール

よくメールや提案書などでは読みやすいように、文節ごとでなくてもキリのいいところで改行などをおこないますが、WEBサイトの場合はどこでもここでも改行することはNGです。

WEB上では、ユーザー側のディスプレイ幅や、スマホなどの複数のデバイスで閲覧されるため、どこで改行させるかをコントロールできないのです。

オウンドメディアはモバイルファーストで作られることが多いため、余分な改行はしない方が逆に読みやすくなることもあるのです。

 

 

 

NGワード

基本的に大衆に出す公的文章になるため、記載してはいけないNGワードがあります。

また、社内ポリシーとしてこのワードは使ってはいけないなどあればあらかじめ共有しておきましょう。

 

 

NGワード例

・芸能人の名前
・競合の名前
・差別用語
・性的用語
・不確定要素の断定文

 

 

・芸能人の名前

こちらは企業ポリシーによりますが、炎上や他社のスポンサー契約のことなどを考えると芸能人ネタなどは注意を払った方がいいかもしれません。また、当たり前ですが一般に個人が特定できるような氏名などの記載は行わないようにしましょう。

 

 

・競合の名前

こちらも比較や公平な記事にするために、敢えて表記する場合もありますが、競合の会社名を利用する場合は注意が必要かもしれません。

 

 

・差別用語

・性的用語

当然ですが、公的文章なので、読み手が不快になるようなワードは避けましょう。

 

 

・不確定要素の断定文

不確定な要素が入った内容について、断定することは記事の信用度を落とす可能性がありますので避けましょう。もちろん自社や個人の見解などは必要ですが、世の中的にも断定されているような表現は危険となります。

 

 

 

NGコンテンツ

NGワード以外にもよくやりがちな注意しなければいけない内容があります。

 

 

NGコンテンツ例

・コピーコンテンツ
・参照、出典関連
・明らかな批判

 

 

・コピーコンテンツ

よく文章を書くときに他のサイトを参考に記事を書いたりしますが、これは基本的にはNGです。そのまま真似して似たような記事にしても、内容が非常に似通っている場合などは、googleでコピーコンテンツ扱いをされてスパム認定されてしまう可能性があります。

 

そうするとサイト全体の評価に関わり、ペナルティを受けることもあります。

気軽に他サイトから内容をひっぱってくるなどは避けるように伝えましよう。

 

 

・参照、出典関連

では、「このサイトのこの資料や文章を載せたい!」と思ったときはどうすればいいのでしょうか。

文章や図などを参照として載せたい場合は、参照と出典などをしっかり記載しましょう。

まずは参照元のURLを載せること、またこれはページ作成側の作業になりますが「引用タグ」で引用した内容をくくりましょう。これを行うと検索エンジン側へその部分は引用している内容だと理解してもらえるので、サイトの評価を下げられずに済みます。

ただし、引用部分はSEO対策になりませんのであくまでオリジナルの文章を主体にして、必要な場合だけ引用を利用するようにしましょう。

 

 

・明らかな批判

上二つとは種類が違いますが、人、物、事柄に対しての明らかな批判は行わないようにしましょう。繰り返しですが、基本的には読み手が不快にならないような内容をおすすめします。

 

 

 

書き方

この項目が一番校正には時間がかかるのですが、どうしても複数の人間がかかわると、それぞれの書き方の癖が出て、バラバラになってしまいます。それを良しとする場合もありますが、ユーザーを混乱させないためにも、ある程度、書き方についてのルールは設定する必要があります。

 

 

書き方注意例

・口調の統一
・二重敬語
・らぬき言葉
・表記の統一

 

 

・口調の統一

まずは、基本的なサイトのスタンスと雰囲気に合わせて口調などを設定するといいでしょう。また、慣れていない人が書くと1つのコンテンツの中でも語尾などが違う型式になっていることもありますのでそういう意味でもルール化しておくと書く側としても楽になります。

例えばオウンドメディアなのであまり堅苦しくしたくない場合は、ある程度崩した口語で統一するために「~ございます、~致します、~でしょうか」ではなく「~です、~します、~ですよね?」などをあえて使うように指示するなど、そのサイトの口調をはっきりさせておきましょう。

 

 

・二重敬語

・らぬき言葉

これのふたつもよくやりがちなのですが、基本的に間違った日本語なので使わないよう心がけましょう。

 

 

・表記の統一

これは何か名称を指す場合にそれぞれ表記方法が異なることがよくあります。

例えば、「Webサイト」を表す記載する場合、

 

・Webサイト

・WEBサイト

・ウェブサイト

・ホームページ

・HP

 

と様々な表記の方法があります。

 

コンテンツによって書き方が異なると、ユーザーも混乱してしまうことがありますし、SEO対策も分散してしまうので、基本的には名称、特に専門性が高い用語や自社の商品名などについては統一するようにルール化しましょう

 

 

 

まとめ

以上のように社内ライティングをする場合、

 

・アウトライン

・NGワード

・NGコンテンツ

・書き方

 

などの項目で社内ルールを作成し、予め社内周知を行うことが大切です。

 

社内協力が必要になるのでライターのモチベーションを維持しつつ、できるだけお互いの工数を減らせるようにすることが継続のコツになります。この機会に、ぜひ「編集ルール」を作ってみてはいかがでしょうか。

また、記事作成のガイドラインとして、詳しい内容は下記にまとめてありますのでこちらもタウンロードしてみてください。

 

記事作成ガイドライン

 

 

西澤菜々子
  • Writing By
  • 西澤 菜々子
  • スターティアラボ株式会社
    WEBプロモーション事業部 デジタルマーケティンググループ リーダー

    プロフィール :

    2010年スターティアラボ株式会社に入社。2012年に大阪支店の立ち上げに参画、同支店で10月にはマネジメントも経験する。 また、クラウドアプリケーションを総括するCloudCircus企画部の立ち上げにも参画し、デジタルマーケティングのコンサルティングを実施中。

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