名刺を電子化する方法！無料サービスと有料サービスをご紹介

【この記事の要約】

名刺の電子化とは、交換した名刺情報をスキャンやアプリでデータ化し、顧客情報データベースとして一元管理する仕組みです。個人管理による情報の属人化や、共有漏れによる機会損失を防ぎ、名刺という企業の資産を最大限に活用することを目的としています。

データ化された名刺情報は、営業活動の効率化に直結します。SFAやCRMと連携すれば、過去の接触履歴や案件情報を紐づけ、スムーズな情報共有や引き継ぎが可能になります。さらに、MAツールと連携することで、メールマーケティングやセミナー案内といったリードナーチャリング施策にも活用でき、見込み顧客の育成に繋がります。単なる連絡先管理に留まらず、全社的な情報資産として戦略的に活用することが重要です。

【よくある質問と回答】

Q1. なぜ、もらった名刺を電子データ化する必要があるのですか？
A1. 個人で名刺を管理していると、その人が退職したり、単に共有し忘れたりするだけで、会社にとって貴重な人脈情報（資産）が失われてしまうからです。データ化して一元管理することで、情報の属人化を防ぎ、全社で共有・活用できるようになります。これにより、営業の引き継ぎがスムーズになったり、他部署の人が持っていた意外な繋がりを発見できたりと、機会損失を防ぐことができます。

Q2. 名刺管理ツールを選ぶ際のポイントは何ですか？
A2. 「読み取り精度」「外部ツールとの連携性」「セキュリティ」の3点が重要です。特に、既に利用しているSFA/CRMやMAツールとスムーズに連携できるかどうかは、導入後の活用度を大きく左右します。また、顧客情報という機密情報を扱うため、セキュリティ対策がしっかりしているかも必ず確認すべきポイントです。

Q3. データ化した名刺情報は、連絡先として以外にどのように活用できますか？
A3. マーケティング活動に非常に有効です。例えば、MA（マーケティングオートメーション）ツールと連携させ、展示会で交換した名刺の役職や部署に応じて、自動で異なる内容のメールを送るといったリードナーチャリング施策が可能です。これにより、見込み顧客の興味関心に合わせて継続的にアプローチし、効率的に育成することができます。

【ここから本文】

日々の営業や展示会で獲得したお客様の名刺情報を、きちんと活用できていますか？
ひと昔前であれば、名刺は個々の営業マンのネットワークとして、個人で管理されていましたが、現在は「名刺は会社の共有財産」という考え方が主流になっています。

見込み顧客や休眠顧客を活性化させるために、名刺データの活用は重要です。
そして、その第一歩となるのが、名刺の「電子化」です。

今回の記事では、名刺を電子化するためのサービスやヒントをご紹介します。

1.名刺を電子化する重要性

近年では、名刺管理のためのさまざまなツール、スキャナー、アプリなどが販売されています。
なぜこのように、名刺電子化ツールが増えたかというと、ビジネス環境の変化や、競争の激化により、顧客管理の必要性が高まったからです。

名刺を属人的に管理するだけでは、その名刺の情報は、営業マン個人のネットワークにしかなりません。
しかし、名刺情報をデータ化し、ツールなどで管理することで、顧客情報を社内で共有することができます。
会社が保有している人脈を共有することで、思いがけないルートが開けるなど、営業活動を活性化・効率化することができます。

また、名刺情報は、マーケティングにも活用することができます。
これまでエムタメ！でご紹介してきたように、名刺情報は、リード（見込み顧客の情報）として、メール配信、セミナー勧誘、資料提供、インサイドセールスなどを通してナーチャリング（育成）することができます。
また、既存のお客様の名刺情報は、ツールによって管理することで、引き継ぎのスムーズ化や、機会を逃さずアップセル・クロスセルにつながる提案をすることができます。

このように、名刺の電子化と管理は、今やビジネスにとって欠かせない施策です。
下記の章からは、データをエクスポートする機能の有料・無料で分類し、名刺電子化サービスをご紹介します！

2.無料の名刺電子化サービス

3.有料の名刺電子化サービス

4.既存ツールのCSVに合わせて電子化したい場合

番外編として、既存の名刺電子化サービスではなく、個人や業務委託先に外注する方法もご紹介します。
一般的に、既存ソフトは、収集するデータの項目は固定されており、その機能の範囲でダウンロードできるデータもフォーマット化されています。

しかし、自社ですでに利用しているSFAツールやMAツールに名刺データを連携したい場合、ツールに合わせた入力項目やデータ形式にカスタマイズできた方が、効率がよい場合があります。
費用はかかりますが、名刺データをマーケティングや顧客管理に本格的に活用する場合は、下記のような選択肢もあります。

4-1.クラウドソーシングを活用する

ランサーズ、クラウドワークスなどのクラウドソーシングサービスを活用し、個人事業主に入力作業を委託することも可能です。
ただし、入力に必要な要件の定義、入力ミスのダブルチェック、自社のセキュリティポリシーに適応できるかの確認など、管理は必要です。

4-2.業務委託を活用する

名刺電子化の業務委託を請け負っている会社に外注する方法もあります。
入力の単価は、一般的に名刺1枚20～50円程度。入力する項目数と最低発注枚数によって変わります。
クラウドサーカス株式会社が利用している委託会社は、当社のセキュリティポリシーにすべて適応している会社で、年1回調査を実施しています。
当社場合、最低1500枚・16項目で、入力単価は1枚40円です。

5.まとめ

今回の記事では、有料・無料の電子化サービスをご紹介しましたが、個人情報の漏洩は会社にとっても、個人にとっても大きなリスクとなります。
自社のプライバシーポリシーをよく確認してから、ご利用ください。

名刺情報管理は、これからのビジネスにとって欠かせない施策です。
各社のサービスをうまく活用して、顧客管理の第一歩を踏み出しましょう！

【English summary】

Digitizing business cards is a system for converting exchanged business card information into data via scanning or apps and managing it centrally as a customer information database. The purpose is to prevent information personalization due to individual management and lost opportunities due to lack of sharing, thereby maximizing the use of business cards as a corporate asset.

Digitized business card information directly leads to more efficient sales activities. Linking with SFA or CRM allows for associating past contact history and deal information, enabling smooth information sharing and handovers. Furthermore, by linking with MA tools, it can be utilized for lead nurturing measures such as email marketing and seminar invitations, leading to the development of prospective customers. It is crucial to strategically utilize this information as a company-wide asset, going beyond mere contact management.