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「Google Cloud Next '19 in Tokyo」レポート 第四回 セッション:会議を効率化し、生産性を高める Google Meeting Solutions の活用術

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2019/09/02
「Google Cloud Next '19 in Tokyo」レポート 第四回 セッション:会議を効率化し、生産性を高める Google Meeting Solutions の活用術

2018年7月31日(水)・8月1日(木)の2日間、ザ・プリンスパ-クタワー東京/東京プリンスホテルにおいて、Google社が主催する過去最大級の総合イベント「Google Cloud Next'19 in Tokyo」が開催されました。

今年は「かつてないクラウドを体験しよう。」をテーマに、展示会場とセッションルーム、ハンズオンラボなどで構成されました。

「エムタメ!」では、当日のセッションからマーケター向けのものを厳選し、数回にわたりレポートしていきます。

第四回は、GoogleのHangouts Meet やG Suite、2018年夏にリリースされた「Jamboard」などを活用して会議の効率化と生産性向上する方法が紹介されたセッション「会議を効率化し、生産性を高める Google Meeting Solutions の活用術」の模様をお届けします。

「Google Cloud Next '19 in Tokyo」レポート

会議に対するネガティブなイメージをポジティブなものに

中田 一成氏

中田 一成氏(グーグル合同会社 Google Cloud Sales & Channel Lead, Google Meeting Room Solutions)

働き方改革が叫ばれるなか、企業のなかで時間や場所にとらわれずに働く社員が少しずつ増えてきています。
将来的にはオフィスに出社せずに働く人はもっと増加するとみられており、そうした変化のなかで社員が疎外感や不便さを感じずに働ける環境を企業は用意すべきだと中田氏はいいます。
特に、プライベートでコミュニケーションに活用しているツールの利便性やユーザーエクスペリエンスを仕事上でも同じように享受したいと考えるビジネスパーソンが増えてきていると主張しました。

リアルタイムのコミュニケーションが必要不可次

当日の登壇資料より引用

同社内では、日ごろの業務のなかで実際に同社製品であるG SuiteやJamboard、Hangouts Meet Hardwareなどを会議に活用しているといいます。
G Suiteの活用により、シームレスに統合されたインテリジェントなコミュニケーションが可能で、よりスマートで、シームレス、かつスケーラブルな新世代の会議が実現でき、どこにいても社内の誰とでも気軽にコミュニケーションが取れるようになるといいます。

G Suite Meeting Solution

当日の登壇資料より引用

より豊かで深いコミュニケーションが取れる対面でのコミュニケーションは同社内でも重視しているそうですが、物理的・時間的な制約により、それが叶わないケースでも対面に近いクオリティでコミュニケーションが取れるよう、高いテレビ会議システムとして「Hangouts Meet」を、ホワイトボードシステムとして「Jamboard」を提供しているといいます。

Googleの検索エンジンで「meeting are(ミーティングとは)」と入力すると、サジェストワードとして「a waste of time(時間の無駄)」「toxic(有毒だ)」「where ideas go to die(アイデアが死ぬ場所)」「useless(役に立たない)」といったネガティブなものばかりが並ぶのだとか。

ミーティングとは

当日の登壇資料より引用

同社の会議ソリューションを浸透させることで、会議に対するネガティブなイメージをポジティブなものに変えていきたいと中田氏はいいます。

Googleの会議ソリューションの特徴

Googleの会議ソリューションの特徴

当日の登壇資料より引用

つづいて、同社の会議ソリューションの特徴が紹介されました。
同社では、職場環境の変化に合わせてインテリジェントで柔軟な会議を実現するために、以下の3点に注力しているといいます。

●人間関係の円滑化
●生産性の最適化
●ROIの最大化

テレビ会議自体は新しいものではなく、ここ数十年でさまざまなシステムが出ており、検討して「値段が高い」「導入が大変」「運用が大変」といったネックがあったのではないかと中田氏はいいます。
それに対し、同社の会議ソリューションは、手ごろな価格でありながら品質が良く、導入も運用も簡単だといいます。「Hangouts Meet」は、どこからでもデバイスを選ばず、アプリからでもブラウザからでも1クリックでフェイス・トゥ・フェイスのミーティングに参加でき、Google Calendarとも連携しているといいます。会議に参加できなかったメンバーへは、録画データを共有して対応でき、ドライブ上に保存できるデータ容量は無制限だそう。
同時接続人数は現在、最大100人で、将来的には250人まで増加させる予定だといいます。

また、G Suiteのエンタープライズを契約している企業なら、最大10万人に対しライブストリーミングを行うことも可能だといい、双方向のミーティングだけでなく、一方向の配信にも活用できるということです。

Meet for Jamboard

当日の登壇資料より引用

2018年夏にリリースした「Jamboard」と、「Hangouts Meet」を組み合わせることで、4K画像でのミーティングが可能となり、ホワイトボードとテレビ会議システムをシームレスに行き来できるようになるといいます。

生産性の最適化を叶える活用方法

生産性の最適化を叶える活用方法

次に、会議を時系列にフェーズで分け、同社の会議ソリューションを仕事の生産性を高めるためにどう活かすかというテーマで話が展開されました。

1.スケジューリング

働き方が多様化している現代では、単純に時間で同僚のオンオフを判断できなくなり、会議の時間を調整する作業が簡単ではなくなりました。Google Calendarを活用すれば、自分のプライベートな時間と仕事の時間を周知することも簡単にできるといいます。

また、Google Calendarには、複数人のスケジュールから会議時間の候補をピックアップしたり、参加者の勤務オフィスから複数支社の会議室のなかから適切な会議質をリコメンドしてくれる機能もついているそう。

2.会議中

会議中の資料共有も、自分のPCの画面を共有できる機能で簡単に行え、途中退出や途中参加により人数に増減が出た際の最適なレイアウトを適宜提案してくれるといいます。

また、ホワイトボードを使う場合、Jamboardを活用して距離の離れた参加者にも書いた内容をブラウザ上やアプリ上で共有でき、それらからもホワイトボードに書き込めるそうです。

ここで、Hangouts Meetの新機能である「自動字幕機能」と「Google Voice」が紹介されました。
「自動字幕機能」は、Googleの音声認識技術を使って、参加者が話した内容を自動で文字起こししてくれる機能で、現在は英語のみ対応で、将来的には日本語を含む多言語に対応していく予定だといいます。

「Google Voice」は、G Suiteと連携した電話システムで、GoogleのAIが搭載されており、音声データをテキスト化したり、99%のスパム着信を識別してブロックするなどシンプルでスマートな電話機能なのだといいます。セミナー当日の2019年8月1日に日本でもβ版がリリースされ、本サービス開始までは通話も含めて無料で使用できるそう。

Google AI in Voice

当日の登壇資料より引用

ここからは、実際に同社製品を使ったデモンストレーションとして「Google Calendarを使ったスケジュール調整」「Hangouts Meetを使った会議」「Jamboardを使ったブレインストーミング」の3つが行われました。

Google Calendarを使ったスケジュール調整

Google Calendarの設定メニューから「業務時間」を設定でき、メンバーの業務時間外に会議を設定するとアラートが表示されるという機能が紹介されました。

Google Calendarを使ったスケジュール調整

当日の登壇資料より引用

手作業ではスケジュール調整が困難な大人数の会議を設定する場合は、レコメンド機能を使うことで、AIが参加予定者全員のスケジュールが空いている時間を選び「おすすめの時間」として複数候補日時が表示されるといいます。

おすすめの時間

当日の登壇資料より引用

会議室についても、参加予定者の「メインの勤務地」を考慮したレコメンドが表示され、チェックボックスをクリックするだけで予約ができる様子がデモンストレーションされました。
会議への参加表明もGoogle Calendar上で行えるといいます。

Hangouts Meetを使った会議

Hangouts Meetを使った会議

会議の日時が来たら、Hangouts Meetの「ミーティングに参加」ボタンを押すだけで会議に参加できるそうです。
設定メニューから、画面のレイアウトを変えたり、会議を録画したり、自動字幕機能をオンにしたりといった変更が可能とのことでした。

ミーティングに参加

当日の登壇資料より引用

自動字幕機能では、話した人のアイコンも会話と一緒に表示されました。

画面共有機能ではPC画面またはウィンドウのどちらかを共有でき、G Suite内のアプリケーションであれば、参加者全員がその場で共同で編集しながら会議を進められるということです。

Jamboardを使ったブレインストーミング

Jamboardには、フリーハンドで書いた文字や図、イラストを認識してフォントや記号、アイコンに置き換えてくれる機能がついているそう。これにより、後から会議で書いた内容を検索できるようになるメリットを享受できるといいます。

Jamboardを使ったブレインストーミング

また、Jamboard上でGoogle検索も行え、検索結果から必要な部分を画像として切り出し、Jamboardに貼ることも可能だといいます。

Jamboard上でGoogle検索

GoogleドライブのファイルをJamboard上に表示させたり、Jamboard上でHangouts Meetを使うことも可能で、1タップで会議映像(カメラ映像)とJamboardの切り替えができるといいます。外部からもHangouts Meet経由で最大50人がJamboard上の編集に参加することができるそうです。


最後に、同社の過去1年間の機能改善についての紹介がなされました。

過去1年間の機能改善

当日の登壇資料より引用

【過去1年間の機能改善】
●画面共有機能の待ち時間を6分の1に短縮
●新しいエコーキャンセレーションでエコーの減少
●品質向上と帯域幅最適化を可能にする次世代動画コーデックVP9の採用

さらに、2019年2月にHangouts MeetのバックエンドIPアドレスを公開したといいます。これにより、Hangouts Meetのトラフィックが直接インターネットへ抜けるようなネットワーク構成を取ることができるようになり、「会議の利用傾向」「会議室の利用率」といった分析ができ、BigQueryやデータポータルにログを送ることで、より詳細な分析も可能になるそう。

中田氏は、同社の会議ソリューションの活用により、生産性を高めながら働き方改革が進められる点を再度、強調し、セッションは幕を閉じました。

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